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如何创建适合时代要求的绩效改进中心?

  绩效改进技术(Human Performance Improvement,简称HPI)的出现,主要是为了帮助管理者更好地解决企业问题。绩效改进技术拓展了管理者的视野,使他们意识到:面对复杂的企业问题,培训只是解决问题的方案之一,在多数情况下,只有与其他解决方案组合使用,才能真正有效地解决企业问题。

 

  如何来创建适合时代要求的绩效改进中心呢?通常,要创建适合时代要求绩效改进中心,要通过从以下几个步骤进行:

 

  ●绩效分析

 

  绩效改进的终极目标是要通过一些列有着针对性的措施和办法,形成整套敢于方案,解决绩效问题,提高组织绩效。其中,确保设计与开发的敢于方案的“针对性”尤为重要,这也是绩效改进成败的关键。

 

  为了使方案能针对引发绩效问题的根本原因,就要收集有关组织和个人绩效的系列信息,明确绩效问题;之后,再通过进一步的分析来查明造成绩效问题的根源,为后期的设计与开发工作做好铺垫。

 

  企业在绩效分析的时候,一定要明确自己的目的:首先,找出组织的绩效序曲,明确组织绩效问题或绩效差距,确定绩效改进努力的方向。其次,找到导致组织绩效不佳的根本原因,明确干预措施的类行,为后期敢于方案的设计与开发奠定基础。最后,进入绩效改进工作场所,获得有关人员的支持与参与,为后期设计、开发和实施干预方案做好准备。

 

  ●评估企业需求

 

  需求评估,顾名思义,就是找出组织绩效改进的需求所在。在这个阶段,绩效改进小组需要完成两大任务:一是明确组织绩效的差距,二是判断缩短这种差距对于提高组织绩效的价值。

 

  为此,绩效改进小组需要通过不断地收集数据回答下列两个问题:

 

  1、与组织绩效差距有关的问题。相关的问题主要有:

 

  (1)组织出现了绩效不佳的问题,抑或出现了新的绩效要求?如果组织出现了绩效不佳的问题,理想状况下组织应该达到什么标准,目前达到了什么样的绩效水平,二者之间差距如何?

 

  (2)在组织出现绩效不佳的问题时,理想状况下,各部门与个人应该达到什么绩效标准,目前处于什么样的绩效水平,二者之间差距如何?如果出现了新的绩效要求,那么需要达到什么标准?组织目前处于何种水平?

 

  (3)在组织出现新的绩效要求时,理想状况下,各部门与个人应该达到什么绩效标准,目前处于什么样的绩效水平,二者之间差距如何?

 

  通过回答上述问题,就能得出组织中一系列的绩效差距,包括组织整体层面的绩效差距,各部分绩效差距与何人绩效差距。当然,不同的绩效问题或基于涉及面不同,可能有事绩效差距设计多个部门,而又的只涉及一两个部门。

 

  2、与判断缩短绩效差距对提高组织绩效的价值有关的问题。相关问题主要有:

 

  所识别出绩效差距存在多久,是否经常出现?

 

  所识别出绩效差距重要吗?

 

  这些差距对于组织整体的绩效差距的解决是否能祈祷关键作用?

 

  要缩短所识别出的绩效差距,需要花费多大的成本?

 

  回答上述问题,对所识别出的绩效差距进行排序,选择出对提高组织整体绩效有重要价值的绩效差距,作为后期绩效改进努力的重点。暂时不要考虑不重要或需要耗费巨大成本的绩效差距,这些差距可能留作组织未来或者等待组织具备相应条件时再进行考虑。

 

  ●选择绩效改进方案

 

  在选择绩效改进方案时,要考虑很多因素,比如:可行性、成本收益分析、组织与员工的接受能力等,来判断各种解决方案的适合性。

 

  在进行绩效改进的过程中,绩效改进小组找出绩效问题的根源后,要选择合适的绩效改进方案。在选择绩效改进方案时,绩效改进小组要综合考虑方案的对培训部总体绩效提升的影响作用、方案的可行性、投资回报率及时间的紧迫性,提出五个绩效改进方案以供选择。可是,公司内部有很多限制条件,绩效改进小组团队有两个绩效改进方案不能采用:薪酬体系调整和人员选聘。

 

  通过向业务部门呈现,公司完全可以采用下面的绩效改进措施来综合提升培训部员工和部门的绩效:

 

  1、流程再造。对新成立的两个科室的工作流程进行梳理,建立分工协作、保障工作质量的流程。另外,新增科室与其他科室的衔接要做好相应的接口和职责分工。

 

  2、能力提升。对新成立的两个科室的员工提供相关培训,让现有成员提升能力,让新加入的成员尽快上岗,让所有成员能够按照重新梳理和制定好的流程保质保量地完成工作任务。

 

  3、激励制度的建立。设立一种综合的激励制度来激励专兼职讲师,做到公正、公平和合理。这个方案的选择是基于客户的强烈要求,因为它是培训部当年最重要的工作任务之一。

 

  ●设计和实施绩效改进方案

 

  一旦选定了绩效改进方案,就要设计和实施可执行的解决方案。绩效改进的具体方案可能会涉及8个主要方面,包括培训、人力资源、组织发展、信息技术、架构和流程再造等,因此绩效改进顾问要根据方案的性质,组织相关的专家来共同设计和实施绩效改进方案。

 

  为了确保实施过程中的变革管理的有效性,要就下面的问题进行了分析并与公司员工进行相应的沟通:

 

  为了达到业务部门的期望,需要发生什么样的变化?

 

  绩效改进的差距是什么?

 

  如何确定客户对绩效改进的结果满意?

 

  如何清晰完整地定义变革内容?

 

  这样的变革对现有科室和员工的工作有何影响?

 

  部门主管、员工和变革促进者之间的协作如何?如果没有协作,应当怎样改进合作关系?

 

  可能会遇到什么样的阻力?应当如何解决?

 

  变革的内容与组织的文化相匹配吗?

 

  员工是否做好了变革的准备?如果没有,培训或沟通会议有帮助吗?

 

  人员配备、沟通计划和评估标准都准备好了吗?

 

  绩效改进顾问要通过会议、培训和非正式的交流等方式,及时地将变革的内容和重用意义传递给培训部的相关人员;同时,还要与培训部关键员工形成一个变革小组来领导和支持变革。此外,在实施绩效改进方案的过程中,还可以采用局部试点成功后再全面推广的方式,将变革的负面效应降到最低,并增强项目实施小组的信心。

 

  本文节选自自《人工智能时代下的组织绩效改进》。

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