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【原创】4个步骤帮助您解决团队效率低下的问题

更新时间:2024-06-03 22:00:19 点击数:

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在当今复杂的工作环境中,作为一个团队很难团结起来解决问题。幸运的是,现在是发现问题框架的最佳时机。

顾名思义,问题框架有助于团队正确理解、阐明和构建跨部门的复杂业务问题。结果?问题框架有助于您的团队学习如何通过团队合作更好地理解和解决问题。

我们将详细讨论它是什么,并帮助您了解在管理多个项目时构成问题框架的四个步骤。

什么是问题框架?

问题框架是一种用于理解、定义和优先考虑困难的商业障碍和问题的思维方法。用外行的话来说,这是一种更好地理解具体问题的方法,这样你就知道如何实时解决它们。

当涉及到项目和流程时,出现障碍是很常见的。从新的利益相关者加入到最后一分钟的变化,未解决的障碍可能会在未来变成更大的问题。这就是为什么培养团队的解决问题技能是至关重要的第一步。

你什么时候应该使用问题框架方法?

在项目或过程中出现障碍时,问题框架都是有用的。这种思维方法可以帮助你实时解决问题,这样你就可以让你的团队回到正轨。

以下是一些您可以使用问题框架来解决的场景。

情景1:在冲刺计划会议上,一名团队成员提出了关于没有足够的帮助来满足最后期限的担忧。为了缓解压力,您重新构建了团队思考问题的方式,并提供了不同的视角。也就是说,您不必因为缺乏资源而感到压力,而是弄清楚如何重组团队优先事项,以确保在截止日期前完成。

场景2:新项目启动后,您发现转换率低于预期。你不是称该项目为失败,而是通过设身处地为客户着想来重新定义你看待问题的方式。在分析网站后,您意识到行动号召很容易被错过。你决定通过测试新的行动号召来尝试解决方案。

虽然这些场景不同,但每个场景都展示了重新定义您对问题的思考方式的必要性,以找到新的解决方案。

构建问题陈述

问题陈述是将问题传达给团队成员的方式。有效的问题陈述以提供上下文和相关性的方式构建,因此易于理解。这是问题框架过程的第一步。目的是向团队成员介绍这个问题,以开始构思潜在的解决方案。

复杂的业务问题并不总是有简单的解决方案。在这些情况下,它可以帮助重新定义您如何看待问题,以提出创新的解决方案。这就是问题框架的用处。问题框架生命周期的第一步是知道如何沟通问题。

在团队会议期间口头沟通问题时,始终包括:

  • 上下文:问题的业务上下文包括有关问题发生时间以及发生在哪个系统或进程中的背景信息。例如,在流程的规划阶段,正在收集不一致的数据。

  • 问题:该问题首先详细说明了问题是什么以及为什么是问题。例如,这些不一致的数据在实施阶段造成了差异。

  • 相关性:问题的相关性详细说明了它与特定系统的关系,以及为什么解决它很重要。例如,差异要求团队返回并确定问题起源的位置,导致截止日期延迟。

  • 目标:目标说明了解决方案何时需要实施的时间表或优先级以及所述解决方案的目标。例如,鉴于这是一个高度优先的问题,团队需要在季度结束前解决问题。

在您的问题陈述中包含这四个组成部分,可确保每个利益相关者了解问题的基本细节和总体行动计划。当每个人都在同一页上时,您可以更快、更高效地执行工作并取得成果。

问题框架过程的4个步骤

当涉及到问题框架过程时,一旦引入问题陈述,需要遵循四个关键步骤。这些可以帮助您更好地理解和可视化问题,因为它与更大的业务需求有关。

使用视觉辅助工具来查看问题可以让您的团队更全面地了解您试图解决的问题。通过更深层次的上下文、优先排序和理解细节,您的团队可以在与利益相关者一起审查问题时形成不同的观点。

从定义问题到批准解决方案,让我们深入研究问题制定过程的四个步骤。

1.定义问题

在系统或流程中分析您的问题。询问诸如“这个问题在系统中的什么地方?”并且,“问题的根本原因是什么?”

定义上下文问题有助于将问题置于您现有的流程中,并确定可能导致问题的原因。

例如,如果您正在启动一个新的营销计划,并且遇到开发问题,您可能会将问题定义为缺乏开发资源。

2.优先考虑问题

接下来,根据其他问题和项目目标确定痛点的优先顺序。诸如“这个问题是否阻止了目标的实现?”并且,“这个问题会耗尽必要的资源吗?”是让你开始的好东西。

这些问题有助于按重要性对您的问题进行排名,以便您可以想象解决问题的潜在结果与等待稍后。

3.理解问题

要了解问题,请从不同的利益相关者和部门领导那里收集信息。这将确保您拥有广泛的数据。

向尽可能多的不同团队成员提问并收集详细信息,以帮助分散您对问题的看法。反过来,这将引导您找到更多创新的解决方案,为大多数团队成员服务。

例如,为了充分理解为什么没有足够的开发资源,请开发负责人帮助重新确定必要资源的优先次点会有所帮助。

4.批准解决方案

最后,是时候批准您的解决方案了。通过在一个或多个内部场景中进行测试,质量可以保证您的解决方案。这样,在将其介绍给外部客户之前,您可以确保它有效。

在它上线之前,您可能还需要获得领导层的批准,尽管这将取决于您的独特情况。一旦获得批准,分析解决方案的成功,并继续测试新想法,直到达到预期结果。

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问题框架技术和技巧

由于问题框架是改变你的观点以看到不同结果的一种方式,它可以帮助工作场所蓬勃发展。通过激励您的团队使用这项技术,您可以培养每个人的整体解决问题的技能。

以下是一些您可以使用问题框架在工作场所发现创新解决方案的方法:

  • 使用有组织的语句框架问题:虽然问题框架方法几乎可以在存在问题的任何情况下使用,但在重新框架问题时,有正确和错误的方式。问题陈述可能因情况而异,但每个陈述都应遵循上述基本组成部分。这包括背景、问题、相关性和目标。所有这些都有助于利益相关者了解问题与手头项目的关系。

  • 领导有效的头脑风暴会议:在头脑风暴会议期间可以使用问题框架,以鼓励不同的观点和新的见解。您可以使用这种头脑风暴技术,要求利益相关者使用白板或便签来构思他们的想法。这样,所有想法都得到数据的支持。

  • 将问题放在心上:从头开始的技术包括向后工作。通过这种方式,您可以改变团队的心态,并鼓励以目标为导向的思维。更不用说,这种技术可以帮助您的团队成员学会优先考虑个人发展和战略思维。

通过在工作场所使用问题框架计划,您可以确保所有问题都能得到有效沟通,解决方案来自研究地点。两者都导致了更有效的问题解决。

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使用团队协作来解决问题

解决问题不是一项单独的工作。参与的团队成员越多,您的解决方案就越有创意。在一个充满复杂决策和不断变化的项目的世界里,当涉及到值得解决的问题时,使用问题框架可以是一个很好的方法,让每个人都保持一致。


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